Das Arbeiten von zu Hause aus war in der Vergangenheit vermehrt vorgesehen. Befragungen zufolge wünschen sich auch immer mehr Personen künftig die Option, von daheim aus zu arbeiten. Die österreichische Regierung hat reagiert und ein umfassendes Homeoffice-Maßnahmenpaket geschnürt. Welche Möglichkeiten bestehen nun diese Kosten steuerlich absetzen zu können?
Home Office kann nur in beiderseitigem Einvernehmen vereinbart werden und setzt eine schriftlicheVereinbarung voraus, in der die Rahmenbedingungen für die Tätigkeit im Home Office klar geregelt werden sollen.
Doch welche Infrastruktur müssen Unternehmer ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen?
Die für die beruflicheTätigkeit notwendigen und erforder- lichen Arbeitsmittel müssen grundsätzlich vom Arbeitge- ber seinen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Werden die erforderlichen (notwendigen) digitalen Arbei- tsmittel aber nicht oder nicht zur Gänze vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, hat die Abgeltung dafür durch ein- en angemessenen Kostenersatz zu erfolgen. In diesem Fall sind also die angemessenen und erforderlichen Kosten für die vom Dienstnehmer zur Verfügung gestellten digitalen Arbeitsmittel vom Dienstgeber zu tragen.
Gibt es einen Richtwert für eine Abgeltung durch den Dienstgeber?
Für den Dienstgeber besteht die Möglichkeit, die tatsäch- lichen Aufwände der Höhe nach dem Dienstnehmer zu ersetzen. Dies erscheint auf den ersten Blick fair. Aller- dings muss man eingestehen, dass damit auch ein ho- her administrativer Aufwand verbunden sein kann und es durchaus zu Gleichbehandlungsproblemen zwischen Arbeitnehmern kommen kann. Daher ist die Vorgehens- weise, die auch der Gesetzgeber im Rahmen der digi- talen Arbeitsmittel ermöglicht, die Kosten pauschaliert abzugelten, die in der Praxis vermutlich zweckmäßigere Methode und minimiert den administrativen Aufwand. In diesem Zusammenhang ist es durchaus empfehlenswert, in der Betriebs- oder Einzelvereinbarung festzuhalten, welche Dinge damit abgegolten werden. Dh es kann hier für alle Mitarbeiter ein einheitlicher pauschaler Kostener- satz festgelegt werden, der aber nicht verpflichtend bei der maximalen Tageshöchstgrenze von 3 Euro liegen muss.
Ist die Home Office Pauschale zu versteuern?
Der Gesetzgeber gewährt die Möglichkeit, dass die Kosten durch eine Home Office Pauschale abgegolten
werden können. Die Home Office Pauschale ist aber im- mer eine Vereinbarungssache und kann freiwillig erfolgen, es besteht kein Muss. Die Zahlungen des Arbeitgebers zur Abgeltung der Mehrkosten sind bis zu 300 Euro im Jahr steuerfrei. Hierbei gibt es einerseits einen Tageshöchstsatz von 3 Euro, und maximal kann eine Pauschale für 100 HO-Tage im Kalenderjahr ausbezahlt werden. Falls die Pauschale nicht ausgeschöpft wird, können Arbeitnehmer die Differenz auf die maximal zustehende HO-Pauschale als sogenannte Differenz-Werbungskosten in der Arbeit- nehmerveranlagung/Steuererklärung geltend machen.
Wie erfolgt die Meldung der Home Office Tage an das Finanzamt?
Durch die Änderung der Lohnkontenverordnung ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Anzahl der steuerlich relevanten Home Office Tage für seine Mitarbeiter am Lohnkonto und am Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen. Diese Aufzeichnungsplicht trifft den Arbeitgeber un- abhängig davon, ob er eine HO-Pauschale tatsächlich ausbezahlt oder nicht. Wird eine Home Office Pauschale vom Dienstgeber gewährt, muss die nicht steuerbare Home Office Pauschale aber auch am Lohnkonto und Jahreslohnzettel angeführt werden. Die Aufzeichnungs- pflicht der Anzahl der Home Office Tage gilt grundsät- zlich ab dem 1.1.2021. Für den Zeitraum bis 30.06.2021, also für das 1.Halbjahr 2021, wurde die Möglichkeit ges- chaffen, die Tage auch durch Schätzung zu ermitteln.
Können neben der Home Office Pauschale noch weit- ere Kosten steuerlich abgesetzt werden?
Sofern der Mitarbeiter mindestens 26 Tage im Jahr im Home Office tätig war, können darüber hinaus Kosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar abgesetzt werden. Im Veranlagungsjahr 2021 kann dafür ein Betrag bis zu EUR 300,00 steuerlich verwertet werden. Übersteigen die Kosten für die Anschaffung die EUR 300,00 so kann der übersteigende Betrag in die nächsten Veranlagungs- jahre vorgetragen werden (Verteilungsregelung vorerst bis 2023). Die Ausgaben müssen durch tatsächliche Belege nachgewiesen werden können.
15.06.2022, Raml und partner Steuerberatung
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Das Homeoffice-Maßnahmenpaket im Detail.
